在留資格「留學」的申請，原則上可以由申請人本人提出，也可以由日本的受入機關等依法代為提出。
不過在實務上，不同教育機構的申請方式有所不同。
日本語學申請實務上是依據入管廳習慣辦理，由學校統整所有資料後做成指定形式再統一遞件。流程上申請人完成學校指定的報名表及相關佐證文件提供後，學校依據所收到的資料整理並填寫或是匯入在留資格認定證明書（COE）交付申請書等相關文件，再向出入國在留管理廳提出申請(提出期限皆有一定時程規定)。
另一方面，大學、研究所等高等教育機構，則較常由學生取得學校的入學許可等相關文件後，依自身情況向政府提出在留資格相關申請。因此，實際申請流程並非單純取決於「留學」這個在留資格本身，而是會依申請人的就讀機構及實際申請方式有所不同。
而報名表一式常包含以下內容:
1.報名表:
個人基本資訊包含學經歷、住址、前科申報、日本的出入境紀錄及簽證記錄申報等等。

2.留學理由書:
申報留學的目的及設定的預計達成學習目標，如果不知道怎麼寫歡迎與我們聯系。
某些學校會將理由欄直接放在報名表裡頭不另外做成一張文件。

3.誓約書:
切結遵守日本法規及校規。

4.出入國紀錄別紙
當日本出入境紀錄於報名表寫不下時則以別紙追加。
提醒:申請案進入入國管理廳前有任何日本出入境紀錄更新務必通知代辦。
包含郵輪當日進出也必須列入計算。

5.經費支付書:
設定經費支付人並詳述願意支付經費的理由提供給日本政府審核，意在確保申請人在日期間有足夠資金提供生活及學習，同時也避免學生因經濟困頓將時間都用在打工上。經費支付人的身分除了不能是學生及應屆畢業生外，還有一些其他限制，詳細的狀況依據每個人的背景不同，歡迎與我們聯繫及討論。

6.體檢證明:
台灣籍學生目前為免除對象。

1.個人護照資訊頁
除了需提交給日本政府外，在報名的第一時間也作為學校進行本人確認及人員管理的重要資料。
除了避免學生針對同一家學校重複報名而虛耗名額，更重要的是在「在留資格認定證明書」上記載的就讀學校只會有一家。因此，實務上遞出留學申請時，必須確認是真正希望申請及就讀的學校。
(日本語學校的招生員額受到日本政府相關法規的規範，並非學校可以任意決定招收額。)
提醒:日本政府對於收件都有固定時間,學校為了配合政府收件政策都需要提早統計員額以利招生,因此報名務必要提早決定,建議不低於半年前為佳。

2.新舊護照紀錄(搭配制式文件第4點)
審查的其中一環需要申請人自行申報自出生起到申請當下的每一次日本出入境紀錄。
台灣與日本有一個小時時差，什麼時候進什麼時候出都以日本時間為基準。
因此護照內頁的日本簽證貼紙「上陸許可」跟「出国」章的部分,我們都會協助掃描及列印出來，並且在遞件時一起提出，一方面是避免申請人僅憑記憶填寫而發生錯誤，引起入管或學校不必要的確認或詢問；另一方面，也能以護照上的實際紀錄作為申報內容的佐證，提高申報資料的一致性及可信度。
(我的申報是依據貴國官方紀錄提出不是單憑自己印象寫的!!)

中京小補充：
有同學曾經問過：「日本政府不是都有我的出入境紀錄嗎？為什麼還要我自己寫？」
其實簡單來說，主要有兩個目的。
第一，是確認申請人的「誠實申報」。
既然政府本身有相關紀錄，當然也會拿申請人自行申報的內容與官方資料進行確認。如果兩邊出現差異，就需要進一步說明為什麼會有落差。
第二，則是透過過往的日本出入境紀錄，確認申請人過去前往日本的目的、停留期間及出入境狀況，把整體樣態作為判斷這次留學目的是否真實、留學計畫是否合理的參考。

所以這一欄不是單純「政府明明有資料還故意叫你再寫一次」而已，而是讓申請人自己對過往的出入境紀錄作出完整申報，同時也讓審查資料能夠互相對照。

3.移民署出入境證明
尤其對於舊護照有缺失，或是近年日本離境時常有沒蓋章的狀況，絕對需要申請!!
即便沒有上述問題我們也會強烈建議申請出來作為雙重確認資料一併提交出去。
(新冠疫情後常看到有入境貼紙沒出國章)

4.最高學歷畢業證書
用於確認申請人是否符合招收條件的必要學歷。
簡易對照↓
申請高等專修學校(9年正規教育)
申請專門學校（12年正規教育）
申請大學(12年正規教育）
申請短期大學(12年正規教育)
申請大學院碩士課程(16年正規教育)
申請語言學校(12年正規教育)

詳細資訊可以在文部科學省的網站查詢
文部科學省連結

5. 最高學歷全學年成績單
用於確認申請人過去的學習歷程。
有同學會擔心：「我的成績不好看，會不會因此不能申請？」
老實說，成績完全不看是不可能的，但也不用因此過度擔心。
成績單除了讓學校及入管廳了解申請人的學習狀況之外，更重要的是確認整體學習歷程是否合理，
例如就讀期間是否有明顯異常、休學或轉學情況，以及是否存在無法說明的學習空窗期等。
因此，成績是審查時的參考因素之一，但並非單純以分數高低作為判斷申請資格的唯一標準。
如果過去成績確實比較不理想，也不代表就一定無法申請。重點還是在於整體學歷、學習歷程及目前的留學目的是否能夠合理連貫。

6.申請人全戶戶籍謄本
除了提供日本政府確認申請人的家庭環境及關係外，也是入國管理廳確認申請人與經費支付人之間支付關係的一種依據。當然經費支付不只有在親屬之間設定，比如經費支付人設定為比較遠的叔叔或是阿姨則除了申請人本身的戶籍謄本及該經費支付人的戶籍謄本也需要提交。
關於戶籍謄本提交的詳細樣態，例如:父母各自獨立一戶或是姊姊已經結婚又或著父母離異等等問題,歡迎與我們聯繫協助您。

7.經費支付人在職證明
8.經費支付人收入證明
9.經費支付人存款證明
這三項需要一起說明，經費支付人所應具備的條件並不是只有「雄厚存款」或是「可觀收入」等單一的條件。
在入國管理廳的公告文件注意事項中有寫到「日本で安定した留学生活を送るためには、十分な資金計画を立てる必要があります。出入国在留管理庁では、入国後に生活困難となるケース等を防止するため、経費支弁能力の確認を重視しています。」 說成白話就是需要具有能在日本安心生活學習的財力，入管重視防止入國後發生生活困難的狀況發生(避免造成社會福利負擔)。因此足夠支付在日期間全部花費的證明就非常重要，7~9的三樣文件可以看做是「我有穩定的收入」+「穩定的收入建立在安定的工作上」+「穩定收入之餘還有充足的存款」，綜合這三點可以說穩定且充足有時候比單一高額條件重要。
至於具體存款要有多少或是薪資跟年收要有多少呢?坊間有人說65萬台幣存款，也有人說我60萬存款就過了，嚴格說起來並沒有明文的數字，但我們除了多年的實務經驗及對法規的認識外，皆依據日本官方或具公信力的單位所公布的數字，搭配申請人的目標及背景狀況協助設定合理的收入及存款證明以完成申請。

10.申請人的就職證明
日本政府在審核時也會參考申請人的畢業年數及生活型態，因此有一定期間的空窗期(沒工作或沒有上學)或是畢業多年將需要合理說明空窗原因及留學理由、目的,這樣的內容不外乎是為了避免被聯想為生活沒有重心對於執行留學計畫的行動力是否有風險，當然另一面來說也跟上一題一樣，站在日本政府立場來看當然不希望許可入境的外籍人士造成社會的負擔。

11.退伍令
不限軍隊的退伍令，替代役或是國民役等等的退役證明都可以使用。目的與上一題一樣是為了證明沒有空窗期，已經具備專心致力於實行自己的留學計畫與學習。
(女性無須提交)

12.日語學習證明
請參考本站關於留學簽證與相關規定FAQ
雖說目前入管大原則是大學畢業可以直接申請，高中畢業必須提交日本政府承認的日語能力測驗成績，部分學校也有設計替代性測驗用於申請的服務。但不論條件為何，我們都強烈建議大家可以在出發前能學日語就盡量學，比起申請的問題，能在進入日本時就具有一定日語水準會是一大好處!不論目的是升學、就職、生活體驗，入學分班時可以不要從初級班開始則能省下大多時間去提早實行自己的留學計畫，比如準備研究所計畫書、就職活動前置準備、多多參加學校或校外活動，我們認為這些更有價值。
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13.日本姊妹校交換生證明(依申請人狀況可有可無)
如果有在學期間參加過日本姊妹校(高中或是大學等等)的半年或是一年交換學習，特別是申請過簽證的交流，該次交流的學習證明及簽證申請紀錄也需要提交。

以上文件為簡易整理的內容，依據每位申請人的狀態會有所差異，請注意!!應備文件雖說入管部分要求為「必要提交並備查」，但當有任何一項文件在提交上有困難時請優先與代辦聯繫，並且要特別留意即便代辦說「這個不交沒關係」請務必問清楚為什麼不用交?理由原因及如何判斷?以免影響自身簽證權益及未來赴日紀錄。
如果您有任何文件上或是申請上的疑問,歡迎隨時與我們聯繫與諮詢!!